Когато става дума за управление на неправителствена организация (НПО), бюджетният план винаги трябва да играе ролята на основен финансов инструмент. Той помага да се управляват ресурсите на организацията ефективно и да се осигурят средства за постигане на нейните цели.
Добре изработеният бюджет дава яснота по отношение на текущите и бъдещите разходи и е от съществено значение за привличането на финансиране и спонсори. Дарителите и партньорите често обръщат специално внимание на стабилността и устойчивостта на една НПО, а добре структурираният бюджет показва, че организацията е сериозна и подхожда отговорно към управлението на ресурсите.
На следващите редове ще ви представим едно примерно ръководство, чиято цел е да предложи ясен, устойчив и отговорен подход към създаването на бюджетен план. Един такъв план ще може да подпомогне за финансовото здраве и развитието на всяка една НПО.
1. Определяне на мисията и целите на НПО-то
Преди да се премине към самото бюджетиране, е много важно да се уточни каква е мисията и какви са целите на НПО-то. Това е от голямо значение, тъй като именно това ще зададе посоката и приоритетите на организацията за текущия период.
- Мисия и дългосрочни цели пред НПО-то – Определянето на мисията и дългосрочните цели на организацията е първата стъпка при създаването на бюджетен план. Тези цели ще помогнат да се очертаят конкретни проекти и дейности, които организацията възнамерява да реализира;
- Разпределение на приоритети – Когато има ограничени ресурси, за организацията е необходимо да се определи кои проекти и инициативи са с най-висок приоритет. При много НПО-та средствата могат да се разпределят само между най-важните проекти, които допринасят за мисията на организацията, ето защо е много важно да може да се разделят нещата по важност;
- Конкретни цели – След като приоритетите са ясно определени, идва ред на конкретните цели за текущата година или бюджетния период. Това могат да бъдат нови проекти или събития, както и задачи като разширяване на аудиторията или подобряване на капацитета на организацията.
2. Източници на финансиране
Една от основните задачи при създаването на бюджет за НПО е прогнозиране на очакваните приходи, тъй като това ще осигури стабилност на организацията през целия период.
- Съществуващи източници на финансиране – Важно е да се направи списък с текущите източници на финансиране, които включват дарения, грантове, субсидии, приходи от събития или кампании;
- Прогнозиране на приходи – За да се избегнат финансови затруднения, за НПО-то е много важно да се направи реалистична оценка на очакваните приходи. Прогнозите трябва да са базирани на предишния опит на организацията и на наличните към момента партньори;
- План за привличане на нови източници на финансиране – Важно е да се обмислят варианти за привличане на нови дарители и спонсори, като се разработят нови кампании или маркетингови стратегии за тази цел.
3. Прогнозиране и планиране на разходите
След прогнозиране на приходите на неправителствената организация, следващата много важна стъпка е да се калкулират разходите, които поддържат оперативната работа на организацията и гарантират успеха на проектите, с които тя се занимава.
- Фиксирани разходи – Това са разходите, които са константни и присъстват регулярно. Тук могат да се включат наеми, комунални услуги (ток, вода, интернет) и други административни разходи, които са неизменна част от ежедневната дейност на НПО-то;
- Променливи разходи – Тези разходи се различават в зависимост от конкретните проекти и дейности, като разходи за материали и транспорт;
- Разходи по програми и проекти – Специално бюджетиране за отделни програми или проекти, които изискват специфични средства;
- Непредвидени разходи – Създаването на резервен фонд за непланирани нужди е ключово за справяне с извънредни ситуации, тъй като такива неминуемо възникват понякога.
4. Разпределение и приоритетизиране на средствата
След като разходите веднъж са описани, за неправителствената организация е важно да се определи как ще бъдат разпределени средствата, така че да се осигурят максимално добри резултати.
- Проекти с най-голям приоритет – Необходимо е да се прецени кои проекти имат най-голям потенциал да допринесат към мисията на организацията и съответно точно те да получат най-голям дял от бюджета;
- Примерна структура на разпределение на бюджета – Обикновено бюджетът се разпределя по основни категории – оперативни разходи, програми и проекти, развитие на организацията и други.
5. Мониторинг и отчетност
След като бюджетът веднъж вече е съставен и изпълнението на проектите е започнало, за организацията е много важно да извършва мониторинг и да отчита как са използвани средствата.
- Система за месечен мониторинг – Ежедневното проследяване на разходите и координацията с плана може да предотврати финансови затруднения;
- Отчетност пред дарители и партньори – За изграждането на доверие в хората, които даряват средства на неправителствената организация е много важно да се представят точни и подробни отчети за това как са използвани средствата;
- Преглед и корекции – Извършването на преглед на бюджета веднъж на всеки три месеца позволява да се види дали са необходими корекции в разпределението на средствата и дали всичко протича по план.
Добре структурираният бюджет е ключ към успеха на организацията
Изготвянето на добре структуриран бюджетен план е от много голямо значение за постигането на устойчивост и успех в дейността на една неправителствена организация
С поставянето на ясни цели, с внимателно планиране и правилно разпределение на ресурсите, бюджетът може да подпомогне организацията в реализирането на нейната мисията и привличането на нови партньори и дарители. Придържайки се към тези стъпки, вашата НПО може да постигне стабилност, да повиши ефективността си и да гарантира прозрачност в работата си, което при всички положения ще бъде ключово за бъдещото ѝ развитие.
Ако търсите счетоводна кантора в гр. София, но се интересувате конкретно от кантора, която предлага счетоводни услуги за НПО, можете да посетите Contract.bg или да се обадите на телефоните за контакти, които ще откриете на страницата.