Днес повечето от кореспонденцията ни минава през имейл, но има ли фраза, с която никога не трябва да се започва съобщението?
Има много различни и индивидуални начини за начало на имейла, като „Здравейте“ или „Здравей“, в случай че познавате кореспондента лично, „Уважаеми“ и т.н., но една фраза е абсолютно забранена и това е „За този, за когото това би представлявало интерес“.
Това твърди Даян Готсман, специалист по етикета и основател на училище по протокол в Тексас. Според Готсман, тази фраза може да ви коства наистина много.
Може би ще кажете, че в днешно време тя звучи безопасно и дори демоде, но всъщност е безлична и не е отправена към конкретно лице. По този начин вашето съобщение може да бъде възприето като спам, да прозвучи апатично и да остави впечатлението, че сте мързелив в очите на получателя.
В интервюто си за Business Insider, Даян Готсман предупреждава, че с подобно обращение човекът отсреща може да се почувства обиден и шансовете ви да получите отговор се свеждат до нула.
В случая та съветва, ако не знаете към кого точно трябва да се обърнете в дадена компания, да проучите предварително екипа в сайта на фирмата или просто да се обадите по телефона и да попитате към кого да насочите имейла с конкретния въпрос.
Ако нямате възможност да направите това предварително проучване, можете да адресирате съобщението си към позицията на човека, който ви трябва. Например „Г-н/г-жо директор“, „Г-н/г-жо управител“ и прочие.
Това разбира се не е всичко, свързано с етикета и протокола в кореспонденцията, но спазвайки това малко ограничение, вие ще увеличите значително шансовете си да получите отговор.
Останалите правила, които трябва да спазвате са:
- Задайте ясна тема на съобщението
Например „Датата на срещата се промени“ или „ Бърз въпрос относно презентацията ви“
- Използвайте професионален имейл адрес
Ако работите за дадена компания, трябва да използвате корпоративния си имейл адрес, а ако съобщението се изпраща от личен акаунт, то трябва да обърнете сериозно внимание при избора му. Никога не използвайте стари имейл акаунти, останали от миналото, като babygirl@… или beerlover@…
- Помислете добре, преди да адресирате писмото до всички
Никой не иска да чете имейл, адресиран до 20 души, без да има нищо общо с тях. Много хора получават уведомления за имейлите си на телефона или чрез поп-ъп прозорци на компютъра и не е приятно непрекъснато да бъдат разсейвани със съобщения, които не ги засягат.
- Включете подпис
Като цяло това включва пълното ви име, името на компанията, за която работите и информация за контакт, включително и телефонен номер. Можете да добавите и малко информация за себе си, но не прекалявайте с думите и картинките. Използвайте същия шрифт, размер и цвят, както в останалата част на имейла.
- Внимавайте с пунктоацията
Използвайте удивителните пестеливо, преценявайки къде точно трябва да се поставят и пишете грамотно, спазвайки пунктоационните правила.
- Бъдете предпазливи с чувството си за хумор
Не винаги това, което е написано, звучи така, както когато е вметнато в разговор. Колкото и забавно да ви изглежда, по-добре пропуснете добавянето му в служебни имейли.
- Имайте предвид, че хората от различни култури говорят и пишат по различен начин
Липсата на комуникация може да се дължи на културните различия, особено в писмена форма, когато не можем да видим езика на тялото. Старайте се да нагодите писмото си така, че максимално да съвпада с културата и произхода на получателя, ако ги знаете.
- Отговаряйте на имейлите, дори и да не са предназначени за вас
Трудно е да се отговаря на всяко съобщение, но подателят със сигурност очаква това, така че се постарайте да го направите, особено ако той работи във вашата компания.
- Проверявайте съобщението, преди да го изпратите
Грешките ви няма да останат незабелязани, не разчитайте на автоматичната проверка на правописа. Прочетете имейла, преди да го изпратите.
- Проверете дали съобщението е адресирано до правилния получател
Лесно е да се избере грешно име от адресната книга, така че преди да кликнете бутона за изпращане, проверете дали получателят е именно този, който ви трябва
- Доверете се на класическите шрифтове
Тук основното правило е, че имейлите ви трябва да бъдат лесно четими от всички, а безопасният цвят е черният.
- Не съкращавайте името на получателя, освен ако изрично не ви е помолил за това
Може би се опитвате да напишете приятелско и неформално съобщение, но това може да се окаже неуместно, така че използвайте цялото име на адресата и се уверете, че е изписано правилно.
- Винаги имайте предвид, че и други хора могат да видят съобщението ви
Днес нищо не е поверително, така че съобразявайте се какво пишете, като винаги имате предвид, че то остава написано и може да бъде видяно от друг или използвано срещу вас.